El avance imparable de la firma digital ha revolucionado sectores tan diversos como el financiero, el inmobiliario o el comercial. El ámbito legal, aunque tradicionalmente dependiente del papel, no iba a ser menos y también va adoptando poco a poco nuevas tecnologías (conocidas como legaltech), y adaptándose a la tan en boga ‘transformación digital’ que le permite lograr una mayor eficiencia en sus tareas cotidianas.
Dentro de estas tecnologías legaltech cobra especial relevancia la firma digital.
El uso de la firma digital permite a las organizaciones legales ahorrar costes y poder dedicar más tiempo y atención a sus clientes. Además, gracias a esta tecnología, es posible cerrar contratos con una mayor agilidad, desde el móvil o la tableta, sin que los clientes tengan que depender de horarios determinados.
Hasta ahora, el flujo de trabajo para departamentos y expertos legales resultaba tedioso. Era necesario imprimir los documentos, firmarlos a mano, escanearlos, enviarlos por email o fax al cliente y esperar a recibirlos con su firma, para luego proceder a archivarlos, después de haberlos copiado varias veces. El resultado era un gasto notable de papel, tiempo y espacio en la oficina, y un flujo de trabajo entorpecido a la espera de recibir el documento firmado y validado por todas las partes.
Hoy en día, esto es un sinsentido. Los profesionales del derecho, que cobran por horas trabajadas, no pueden permitirse gastar ni un minuto más del necesario en papeleo. Además, sus clientes demandan más flexibilidad, sin que por ello se vea afectada la confidencialidad de la información contenida en sus documentos.
Por este motivo, cada vez más y más departamentos legales en organizaciones, y profesionales como abogados, magistrados o notarios, recurren y recurrirán a la firma digital.
Los 7 beneficios de la firma digital
Queremos aprovechar estas líneas para destacaros los principales beneficios que una firma digital brinda a organizaciones y departamentos legales:
- Validez legal: en la Unión Europea, eIDAS regula su uso, estableciendo tres niveles de firma digital, en el más alto de los cuales se encuentra la firma digital cualificada.
- Seguridad: la firma digital es algo más que un garabato en la pantalla de una tableta. Al estar basada en certificados digitales, ofrece un mayor nivel de seguridad que el contrato en papel, gracias al cifrado asimétrico que utiliza. Esto permite verificar la identidad digital de cada firmante y mantener la cadena de custodia.
- Evidencia: las firmas digitales ayudan a identificar a los firmantes y autenticarlos, y recogen datos que pueden servir después como evidencia. También permiten obtener una pista de auditoría si fuera necesario.
- Flujo de trabajo más ágil: se pueden obtener múltiples firmas en menos tiempo, agilizando los procesos administrativos y legales.
- Ahorro de costes y sostenibilidad ambiental: al disminuir la cantidad de papel impreso, copiado, sellado, archivado y, en algunos casos, destruido.
- Mejor gestión del tiempo: al emplear menos tiempo en la gestión de documentos, los profesionales del sector pueden dedicarse a tareas más prioritarias, y a ayudar a sus clientes de una forma más plena.
- Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento: ya sea fuera de la oficina o desde casa, la firma digital aporta ventaja de poder ser utilizada donde sea necesario.
Una solución todo en uno de identidad digital para el sector legal
nebulaSUITE de vintegrisTECH es una solución ‘todo en uno’ que ayuda a profesionales del ámbito jurídico y legal a gestionar el ciclo completo de la identidad digital, garantizando el cumplimiento de diversas normativas internacionales.
No sólo ofrece una solución de firma digital cualificada legalmente vinculante, sino también la posibilidad de emitir, gestionar, monitorizar y hacer inventarios de certificados digitales; obtener autenticación robusta, y gestionar notificaciones telemáticas administrativas.
Esta suite permite:
- Cumplir con regulaciones como eIDAS en la UE, ESIGN Act y UETA en Estados Unidos
- Una mayor comodidad y ahorro de tiempo mediante la firma en lote, que permite firmar cientos de documentos de manera automática
- Un refuerzo de la confianza con los clientes, ya que garantiza la confidencialidad de sus documentos gracias a su tecnología de cifrado
- Obtener atribución de la firma como evidencia legal mediante la pista de auditoría, ante la acusación de fraude o impugnación de ésta
- Procedimientos legales más sencillos y ágiles, gracias a sus flujos de trabajo
- La gestión completa del ciclo de la identidad digital, incluyendo emisión y administración de certificados digitales
- El acceso global a estos servicios desde la nube, para realizar procedimientos desde cualquier lugar y sin tener que depender de horarios determinados
Pide ya tu demo
Si quieres profundizar en los beneficios que la firma digital cualificada de nebulaSUITE puede aportar a tu organización, pide tu demo y compruébalo por ti mismo.
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