Notificaciones Electrónicas. ¿Qué son y cómo gestionarlas?

Hoy en día, ciudadanos y empresas estamos acostumbrados a realizar nuestros trámites con la administración de forma telemática, beneficiándonos de la digitalización de procesos y servicios que, hasta hace unos años, requerían la presencialidad para poder realizarlos. Para llegar a esta transformación en la forma en la que la Administración Pública se relaciona con empresas y ciudadanos, ha sido necesaria la evolución del marco normativo regulador y de la oferta tecnológica.

Para encontrar cuándo nació la Administración Pública Electrónica tenemos que remontarnos al año 2007. Con la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, se reconocía el derecho de los ciudadanos y empresas a comunicarse con las administraciones públicas por medios electrónicos, y obligaba a las administraciones a dotarse de los medios y sistemas electrónicos necesarios para que ese derecho pudiera ejercerse.  En este punto, la administración “debía” poner a disposición de ciudadanos y empresas un punto de acceso general a través del cual personas jurídicas y aquellas personas físicas con acceso a los medios tecnológicos precisos, pudieran acceder, de forma sencilla, a la información y servicios de su competencia; presentar solicitudes y recursos; realizar trámites de audiencias; efectuar pagos o acceder a las notificaciones y comunicaciones que les remitiera la Administración Pública. Estos puntos de acceso general son conocidos como “Sedes Electrónicas”.

Tres años más tarde, en el año 2010, se aprobó el Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre, por el que se establece que determinadas notificaciones y comunicaciones administrativas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), deben realizarse obligatoriamente por medios electrónicos.  Esto implica que los contribuyentes obligados (personas jurídicas, entes sin personalidad y, en algunos supuestos, para las personas físicas) deben contar con una Dirección Electrónica Habilitada (DEH) y estar inscritos en el sistema de notificaciones electrónicas de la AEAT. En el caso de no disponer de una DEH, la AEAT les asignaría una. 

En el año 2015, con la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se deroga la ley de 2007 y se afianza la obligatoriedad del uso de la comunicación telemática por parte todas las administraciones públicas, incluyendo la Administración General del Estado, las administraciones autonómicas y las administraciones locales. 

Esta regulación abordaba una amplia gama de aspectos relacionados con el procedimiento administrativo, como los principios del procedimiento, los derechos y obligaciones de las partes, los plazos, las notificaciones, los recursos administrativos, entre otros.

• Una Sede Electrónica es una plataforma digital que proporciona a una entidad (como un organismo público, un ayuntamiento, una agencia estatal, etc.), un espacio online donde puede ofrecer servicios y realizar trámites electrónicos. La sede es el punto de acceso principal para interactuar con esa entidad en el ámbito digital, permitiendo al usuario acceder a información, presentar solicitudes, realizar trámites, obtener certificados, entre otras actividades.
• Un Portal de Concentración de Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEO) o buzón, es una plataforma centralizada que actúa como intermediario entre los organismos emisores de notificaciones y los destinatarios. Su función principal es reunir y presentar las notificaciones electrónicas emitidas por diferentes organismos en un único punto de acceso para los usuarios.

Las administraciones públicas utilizan diferentes tipos de notificaciones electrónicas para comunicarse con los ciudadanos y entidades. 

A continuación, analizamos algunos de los tipos más comunes de notificaciones electrónicas:

1. Notificación electrónica simple: Es el tipo más básico de notificación electrónica. Consiste en el envío de un mensaje o aviso por medios electrónicos informando al destinatario sobre la existencia de una comunicación o documento administrativo que está disponible para su consulta en la plataforma o sistema correspondiente.
2. Notificación electrónica con contenido completo: En este caso, la notificación electrónica incluye el contenido completo del acto administrativo o documento que se comunica. El destinatario puede acceder al documento completo y obtener toda la información relevante en la misma notificación.
3. Notificación electrónica con firma electrónica: Algunas notificaciones electrónicas requieren de la firma electrónica para garantizar su autenticidad e integridad. En estos casos, la notificación se envía con una firma electrónica que acredita su origen y asegura que el contenido no ha sido alterado.
4. Notificación electrónica certificada: Este tipo de notificación electrónica cuenta con un nivel de seguridad adicional. Se utiliza un sistema de certificación que garantiza que la notificación ha sido enviada correctamente, ha sido recibida por el destinatario y se ha registrado su entrega.
5. Notificación electrónica mediante mensaje de texto (SMS): Algunas administraciones públicas pueden utilizar el envío de mensajes de texto (SMS) como una forma de notificación electrónica. El SMS puede contener información resumida o indicar al destinatario que acceda a una plataforma o sistema específico para obtener más detalles.
6. Notificación electrónica mediante correo electrónico: En ocasiones, las administraciones públicas pueden enviar notificaciones por correo electrónico. En este caso, el documento o comunicación administrativa se envía como un archivo adjunto o se proporciona un enlace para acceder a la información relevante.

Hoy en día, el uso de las notificaciones electrónicas está muy extendido y encontramos sus aplicaciones entre múltiples sectores:

• Notificaciones de servicios públicos: las empresas que prestan servicios públicos como electricidad, agua, gas, pueden enviar notificaciones electrónicas para informar a los clientes sobre cortes de servicio, mantenimiento, facturación, entre otros.
• Notificaciones de procesos judiciales: las notificaciones electrónicas son utilizadas en muchos países para notificar a los ciudadanos sobre procesos judiciales en los que están involucrados.
• Notificaciones fiscales: las autoridades fiscales pueden enviar notificaciones electrónicas para informar a los contribuyentes sobre obligaciones fiscales, auditorías, requerimientos de información, entre otros.
• Notificaciones laborales: las empresas pueden enviar notificaciones electrónicas a sus empleados para informar sobre asuntos laborales, tales como cambios en las políticas de la empresa, recordatorios de reuniones, nóminas, entre otros.
• Notificaciones bancarias: los bancos pueden enviar notificaciones electrónicas a sus clientes para informarles sobre transacciones realizadas, alertas de seguridad, cambios en los términos y condiciones, entre otros.

El plazo para la recogida de una notificación desde que ha sido emitida por la AAPP es de 10 días. Después de este plazo la notificación expira y algunos organismos ya no permiten su descarga digital desde su sede electrónica. En estos casos es necesaria la recogida de forma presencial.

Existen excepciones como en el caso de los juzgados, cuyas notificaciones pueden tener plazos de tan solo 3 días.

Una vez emitida la notificación, el organismo emisor la da por entregada y es deber del ciudadano o empresa consultar los buzones para comprobar si tiene notificaciones pendientes de recoger.

Según la resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC), las sanciones a aquellos contribuyentes incluidos en el sistema obligatorio de notificaciones electrónicas, podrán ser de hasta 600.000 € por no omisión de los requerimientos de información notificados por la Agencia Tributaria a través de medios electrónicos.

El marco normativo obliga a consultar los requerimientos electrónicos emitidos por la AEAT y a cumplir con sus plazos.

Como hemos visto, tanto Grandes empresas, como PYMES y autónomos, están obligados por la ley a comunicarse con las administraciones públicas mediante notificaciones electrónicas. Esto supone gestionar varios buzones, todos los certificados digitales para acceder a las sedes y un gran volumen de notificaciones, las cuales han de ser atendidas casi de forma inmediata para no incurrir en sanciones. 

Para lidiar con esta carga, compañías como Víntegris, disponen de Sistemas de Gestión de Notificaciones Electrónicas, que ayudan a las compañías a centralizar en una solución todos los buzones de las administraciones y organismos públicos a los que estén suscritos.

El Sistema Centralizado de Gestión de Notificaciones Electrónicas de Víntegris, nebulaSNE, aporta múltiples beneficios a las organizaciones. 

1. Conecta con 10.000 organismos y AAPP para detectar las notificaciones emitidas a las empresas y automatizar su gestión mediante un sistema de revisión automático de los buzones de los receptores
2. A través del Sistema de Alertas de Aviso, el destinatario está siempre informado, permitiéndole descargar, catalogar, archivar, distribuir y controlar las notificaciones de forma masiva y desde una única plataforma, nebulaSNE
3. Control de Uso y Acceso – Un punto central para interactuar con todos los sistemas de notificación y certificados digitales. Se pueden parametrizar los usuarios, sus roles y permisos de acceso, y llevar un control con el historial de acciones
4. Descarga Masiva (manual o automática) – Posibilidad de descargar la notificación de forma desatendida
5. Recogida de Notificaciones para Multiempresa – nebulaSNE gestiona las notificaciones de un grupo de empresas o de varias sociedades
6. Control de Plazos de Respuesta – Configuración de alertas de aviso para controlar los plazos de las NEO
7. Vigilancia Automática – Rastreo automático de las sedes en busca de nuevas Notificaciones
8. Archivo Inteligente – Archiva y cataloga las notificaciones en función de su naturaleza (fiscal, legal, etc.)
9. Auditoría – Registro de las acciones realizadas en cada notificación por cada usuario
10. Control de uso del certificado – Control de uso de los certificados necesarios para la tramitación de algunas notificaciones a través de la tecnología de Centralización de Certificados Digitales nebulaCERT

Con nebulaSNE, empresas de todos los tamaños podrán conocer en tiempo real el estado de sus notificaciones, ahorrando tiempo y evitando costes en sanciones por desatender notificaciones electrónicas.

Contáctanos y empieza a disfrutar de los beneficios que nebulaSNE aportar a tu organización.

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