Tal y como conocemos a RRHH, cambian y evolucionan constantemente, tanto que es increíblemente difícil hacer un seguimiento de cada nueva tendencia digital que surge, Es el momento de la transformación digital de RRHH. Una transformación digital de RRHH es la implementación y el uso de tecnología para aumentar las capacidades de un departamento de recursos humanos. El objetivo de una transformación digital de RRHH es doble: automatizar los procesos de RRHH para ahorrar tiempo y dinero, y recopilar y analizar datos de esos procesos para tomar decisiones más basadas en datos.
Si bien ni la pandemia de COVID19, ni las innovaciones digitales han hecho desaparecer ninguna de las responsabilidades de RRHH, la realidad es que hay nuevas necesidades. Hoy en día, los departamentos de recursos humanos están bajo presión para reescribir las reglas, rediseñando las prácticas de gestión del talento, desde la contratación hasta el liderazgo y la gestión del desempeño; experimentar con aplicaciones digitales; y crear una experiencia convincente para los empleados. Todo esto debe hacerse con un enfoque en el rediseño de la organización en torno a los equipos, la implementación de análisis y análisis de redes organizativas, e impulsar un enfoque global en la diversidad, la cultura, el aprendizaje y las carreras. Sin embargo, tanto RRHH como transformación digital son conceptos muy amplios, veamos algunos ejemplos de cómo una tecnología puede marcar la diferencia en la gestión de personas en una empresa:
1. La Firma Digital
La transformación digital de RRHH a través de la implementación de la firma digital tiene como objetivo brindar la posibilidad a su equipo de RRHH de dedicar más tiempo a otro tipo de actividades de mayor valor añadido como el desarrollo de planes estratégicos, en definitiva para generar eficiencia en la gestión del departamento: la búsqueda de nuevos proveedores, la negociación de los términos de un contrato o la promoción y consolidación de las relaciones internas y externas con proveedores y clientes. Veamos con más detalle qué aporta esta innovación a la gestión de personas:
- Gestión de Reclutamiento y nuevas contrataciones: Tanto en el proceso de selección de personal, como al momento de incorporar un nuevo trabajador, recogeremos información y datos de personas. Además de utilizar la firma electrónica en los contratos, también será útil cuando tengamos que gestionar otros documentos como acuerdos de confidencialidad u ofertas contractuales.
- Despidos y proceso de baja: En el momento en que nos reunimos con un empleado y le informamos que nuestra relación laboral ha terminado, debemos formalizar esa reunión con un documento firmado que valide que el empleado ha sido informado de esta situación. No hacerlo podría dar lugar a reclamaciones por despido injustificado.
- Agilización y trazabilidad en la firma de documentos: Estos nuevos flujos crean una experiencia digital más rápida, más rentable, más segura y con menos riesgo al verificar el cumplimiento de la normativa legal vigente, esto puede ocurrir en el registro de tiempo obligatorio, contrato con proveedores, compra de equipo de protección personal, etc.
2. Digital Identity Management
A diferencia de las identificaciones en papel, como pasaportes o permisos de conducir, la identidad digital se distingue porque su autenticación se realiza a través de un canal digital, lo que permite acceder a innumerables servicios sociales y beneficios para RRHH. Una identidad digital totalmente legal, transparente y autenticada que va seguida de la creación de un certificado digital: un documento digital emitido bajo la autoridad de un organismo oficial que permite a una persona o empresa intercambiar información de una manera legalmente efectiva con total protección para su intimidad. Algunas de las ventajas más importantes de una gestión de identidad digital son:
- Trato más fácil con las autoridades gubernamentales y locales
- Ser capaz de gestionar todo tipo de procesos oficiales (declaraciones de renta), bancarios (gestión de cuentas), proveedores de salud (concertar citas, recetas electrónicas)
- Poder verificar los procesos oficiales 24/7/365
- Para los autónomos, pagar todos sus impuestos (algunos incluso deben pagarse en línea), obtener información sobre reembolsos y pagos retrasados, ver toda la información fiscal y laboral
- Confirmación en cualquier momento de la participación de la persona adecuada, lo que reduce el robo de identidad y el fraude.
3. Certificados Digitales
Los certificados digitales están siendo un recurso invaluable para las áreas de recursos humanos. Gracias a sus certificados y a la transformación digital de RRHH, las empresas no solo han podido agilizar sus procesos de gestión, sino que también han jugado un papel muy relevante en la gestión de personas:
- Ha sido capaz de tratar con la burocracia desde cualquier lugar y en cualquier momento. Algo que sería completamente inconcebible si la gerencia o los funcionarios de recursos humanos necesitaran asistir a las oficinas gubernamentales, cerradas durante el cierre
- Haber podido verificar en cualquier momento el estado de sus procesos administrativos relacionados con el gobierno, lo cual ha sido crítico en el nuevo mundo de subvenciones, apelaciones y reclamos administrativos, solicitudes de empresas para apoyo gubernamental ante una pandemia, entre otros
- Un certificado digital no solo brinda la misma certeza y confiabilidad que una firma física, es mejor
- Tenía toda su información en archivos informáticos actualizados y dedicados
- Ahorro en el costo de mensajería e impresión, que en sí mismos no son muy amigables con el medio ambiente.
4. Sistema de gestión centralizada de notificaciones telemáticas administrativas
El vencimiento de un plazo con la administración pública es una de las peores pesadillas que puede enfrentar un profesional de RRHH. Con una solución de gestión de notificaciones digitales se libera a las empresas de la necesidad de dedicar recursos humanos a la gestión de notificaciones digitales y se les brinda tranquilidad con respecto a posibles sanciones. Esta solución proporciona un punto central, para interactuar con todos los sistemas de notificación y certificados digitales, facilitar el acceso a las bandejas de entrada de notificaciones y el almacenamiento de los documentos de notificación.
Contar con un sistema de gestión centralizada que le brinde a las organizaciones una forma más fácil de manejar las notificaciones digitales administrativas, con el fin de evitar problemas relacionados con la falta de control sobre las mismas, como:
- Uso de certificados digitales por varias personas
- Granularidad de acceso, lo que dificulta restringir el acceso a algunos tipos de notificaciones
- Falta de un registro local de acciones
La transformación digital de RRHH es una metodología que utilizan las organizaciones para implementar la automatización en sus procesos comerciales. Para los departamentos de RR.HH., esto históricamente significaba centrarse en el diseño y la escalabilidad de los procesos para lograr uniformidad en las prácticas de RRHH. Los departamentos de recursos humanos contemporáneos, sin embargo, tienen la tarea de una gama más amplia de responsabilidades. Además de optimizar los procesos comerciales de su departamento, RRHH también debe centrarse en optimizar la productividad de los empleados, el trabajo en equipo y facilitar el crecimiento profesional.
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