Así que has decidido que es hora de pasarte a la firma digital por las múltiples ventajas que ofrece. ¡Enhorabuena! Estamos seguros de que tu organización se beneficiará de esta tecnología, cada vez más utilizada en todo el mundo.
Pero, ¿sabes cómo sacarle más partido, más allá de contratos y acuerdos? Aquí te damos cinco claves para que puedas hacerlo:
1. Mejora la experiencia de firma en diferentes departamentos de la empresa
Son muchos los departamentos en una organización que requieren el uso de la firma (Recursos Humanos, Legal, Ventas o Administración, entre otros). Si se hace sobre papel, esto supone la obligación de que los signatarios estén presentes para validar documentos. Además, es necesario imprimir, copiar, almacenar y dado el caso puede que incluso destruir los contratos, facturas, nóminas, presupuestos o consentimientos informados generados a lo largo de años.
Con la adopción de una solución de firma digital estos trámites se vuelven más cómodos y satisfactorios para los usuarios, se reduce el riesgo de errores y pérdidas de documentos y se garantiza la validez legal de los mismos.
A pesar de que el cambio de la firma manuscrita a la digital pueda generar algo de vértigo, está claro que la segunda terminará imponiéndose en un mundo cada vez más globalizado y dependiente de las nuevas tecnologías.
2. Aplica la firma digital a los emails para un mayor nivel de seguridad
La firma digital es un elemento de seguridad muy importante, y sin embargo aún son muchas las organizaciones que no recurren a ella para proteger algo tan básico como los correos electrónicos.
Una de las mayores amenazas a las que se enfrentan usuarios y empresas por igual es el temido phising. Lo más alarmante es que, como predice la empresa de seguridad informática Bitglass, este tipo de ataques se volverán más sofisticados en 2018.
Afortunadamente, también las medidas de seguridad se habrán vuelto más estrictas que una simple contraseña, e incluirán, entre otras cosas, autenticación multifactor.
La inclusión de firma digital en los correos electrónicos será imprescindible para evitar posibles robos de datos y credenciales a través de ataques de phising. Debemos matizar que no nos referimos al conjunto de datos personales que aparecen al pie de los correos (por supuesto, muy fáciles de replicar), sino a la solución basada en certificados digitales cualificados para validar la identidad del emisor. Al incluir certificado y clave pública, la firma digital ayuda a evitar fraude y el robo de identidad, amenazas que pueden perjudicar gravemente a una compañía.
Por tanto, si ya cuentas con una solución de firma digital, es hora de empezar a aplicarla a tus comunicaciones.
3. Aprovecha los workflows de firma para cerrar acuerdos más rápido
Algo en apariencia tan fácil como la firma de un documento por parte de múltiples signatarios puede convertirse en una pesadilla.
Si tu solución de firma digital incluye opción de workflows, es posible transformar esa pesadilla en un sueño hecho realidad: cerrar acuerdos más rápido y agilizar todo tipo de trámites, sin importar la ubicación geográfica de los firmantes.
Los workflows ayudan a establecer flujos de firma jerarquizados. Permiten dinamizar distintos procesos (administrativos, comerciales, legales, etc.), evitando el temido efecto cuello de botella, que puede suponer un lastre para la productividad de la organización. De esta forma, los trámites se acortan y se vuelven más ágiles.
¿A qué estás esperando para comprobar por ti mismo los efectos sobre la productividad que tienen los workflows de firma digital?
4. Recurre a la firma en lote y ahorra tiempo
Muchas veces, las organizaciones deben firmar grandes volúmenes de documentos (cientos, o incluso miles). Por supuesto, es imposible que el signatario le dedique tiempo a cada ejemplar, por lo que es necesario encontrar la manera de automatizar este proceso.
La firma masiva o en lote es una característica de muchas soluciones de firma digital, que ayuda a las organizaciones a ahorrar costes y sobre todo tiempo, para poder dedicarlo a otras tareas. ¿Has tenido ya ocasión de probar esta opción?
5. Firma facturas electrónicas con reconocimiento legal
La factura electrónica es ya una realidad, sobre todo a la hora de realizar pagos por parte de las empresas. Es posible que llegue el momento en que se deje de utilizar por completo papel para emitirlas, y pasemos a firmarlas desde nuestra tablet u ordenador. Las razones de este cambio son múltiples: mayor facilidad para los procesos de auditorías, mayor nivel de seguridad para los documentos, protección frente a la posibilidad de fraude, menos posibilidades de cometer errores, etc. Este tipo de facturas requieren firma digital que garantice la identidad del signatario gracias a los certificados digitales en los que se basan.
Si cuentas con una solución de firma digital ha llegado sin duda la hora de pasarte a las facturas electrónicas.
Beneficios de utilizar la firma digital de nebulaSUITE
nebulaSUITE de vintegrisTECH es una solución todo en uno para la identidad digital que incluye, entre otros, la posibilidad de utilizar firma digital legalmente reconocida basada en certificados digitales cualificados.
Entre las características de la firma digital de nebulaSUITE están la opción de utilizar workflows y la posibilidad de emitir firma en lote, para usuarios y organizaciones. Además, al permitir emitir certificados digitales cualificados a través de su CA, vinCAsign, nebulaSUITE garantiza el cumplimiento de reglamentos como el eIDAS para mayor comodidad del usuario, cuya firma digital puede ser reconocida en cualquier país de la Unión Europea.
¿Necesitas más información?
Si quieres saber más sobre las ventajas que ofrece la firma digital de nebulaSUITE, o solicitar una demo para comprobarlo por ti mismo, contáctanos. Estaremos encantados de atenderte y resolver todas tus dudas.
