Què és el primer que ens ve al cap quan pensem en una universitat? ¿Estudiants tirant els seus birrets a l’aire en un gest de celebració? Un edifici d’estil neoclàssic i nom il·lustre? ¿Hores d’estudi invertides a la biblioteca?
O potser la quantitat de documents que requereix? Admissions, certificats, diplomes, sol·licituds per a beques, contractes i convenis de pràctiques … la veritat és que la paperassa sembla ser part inevitable de les universitats i el seu dia a dia.
Però això està canviant.
Ja hem dit en més d’una ocasió que Internet i l’àmplia adopció de la tecnologia mòbil han suposat més oportunitats per a les organitzacions, però també més maldecaps pel que fa a la seguretat i la confidencialitat de la informació.
Per descomptat, el sector educatiu no s’ha quedat enrere, i ha acollit aquestes innovacions amb els braços oberts, entre elles la signatura digital. Això està permetent reduir de forma considerable l’ús de paper, al mateix temps que es compleix amb diverses normatives que regulen el seu ús.
Però, què suposa utilitzar signatura digital, i en quina mesura contribueix a la seguretat de la informació?
Cap a la universitat sense papers
És possible una universitat sense papers? Fins al moment, és un concepte que sona una mica a utopia, però la veritat és que els centres educatius estan buscant noves tecnologies i software que els suposin una menor dependència del paper, per agilitzar diversos tràmits i reduir costos.
Les signatures digitals ajuden a incrementar la productivitat i estalviar temps dedicat a tediosos procediments administratius. Però els seus beneficis no acaben aquí: a més, atorguen seguretat a la informació que contenen els documents, garantint la seva confidencialitat.
Per tant, no és d’estranyar que s’estigui implementant en més i més centres d’ensenyament, i que gràcies a elles la dependència del paper s’hagi reduït de forma considerable.
Transformant fronteres en oportunitats educatives: eIDAS i els centres d’ensenyament
Donada la quantitat de documents i dades que manegen les universitats i altres centres d’ensenyament diàriament, és important comptar amb una signatura digital adequada, que ofereixi un alt nivell de seguretat i compliment legal.
Mitjançant l’ús d’una signatura digital que permeti complir amb reglaments com eIDAS, les institucions educatives podran rebre a més estudiants de diversos països, facilitant els processos administratius per a ells.
El reglament eIDAS, que va entrar en vigor el 2014, marca un abans i un després per a les organitzacions que utilitzen signatura electrònica o digital. Aquest marc legal estableix el reconeixement de la signatura digital en qualsevol país membre de la Unió Europea, evitant així el seu rebuig i contribuint a la consecució d’un Mercat Digital Únic.
Per descomptat, els centres d’ensenyament no són aliens a aquest reglament, per la qual cosa s’han de considerar diversos aspectes a l’hora de triar una signatura digital.
Cal recordar que no totes les signatures electròniques tenen el mateix valor segons el reglament eIDAS: n’hi ha simples, avançades i qualificades. Les qualificades (basades en certificats digitals qualificats, emesos per autoritats de certificació reconegudes), són aquelles que permeten la identificació del signant i estan vinculades a les dades signades. A més, tenen l’equivalència legal de la “signatura humida” tradicional.
Signatura digital qualificada de nebulaSUITE per a educació
nebulaSUITE ofereix signatura digital a través dels seus certificats digitals qualificats (emesos mitjançant la seva pròpia Autoritat de Certificació), així com signatura manuscrita; en tots dos casos, el xifrat permet garantir la confidencialitat de la informació continguda en el document, i informar dels canvis que puguin realitzar-se en ell.
Tant el personal de les universitats i altres institucions del sector educatiu com els estudiants poden beneficiar-se de poder signar diferents documents amb màxima garantia legal i en qualsevol lloc i moment, i sempre en compliment amb reglaments com eIDAS a la Unió Europea.
A més, la signatura digital de nebulaSUITE permet també definir complexos i personalitzats workflows, per agilitzar els tràmits administratius per al personal i l’alumnat.
La signatura qualificada de nebulaSUITE permet:
- Facilitar les matriculacions de potencials alumnes, independentment de la dispersió geogràfica d’aquests.
- Reduir el temps d’espera i millorar la satisfacció dels alumnes i professors.
- Evitar el frau i el robatori d’identitat amb relació a diplomes i certificats, i els danys a la reputació de la institució que podrien resultar d’aquestes amenaces.
- Signar sense esforç i complir amb els requisits necessaris per a cada tipus de document.
- Mantenir les dades dels usuaris i dispositius electrònics segurs a través del xifrat, reforçant així la confiança.
Beneficis d’utilitzar la signatura digital qualificada de nebulaSUITE
Els alumnes poden realitzar tràmits amb major rapidesa, signant documents des dels seus ordinadors o dispositius mòbils, per accelerar els processos de matriculació o la sol·licitud de beques.
Les universitats i altres centres d’ensenyament, al seu torn, poden expedir diversos documents de forma més àgil tenint en compte que:
- Compleixen amb normatives i reglaments com eIDAS.
- Eviten casos de frau i suplantació d’identitat.
- Garanteixen la confidencialitat de la informació i les dades personals.
Tot això reduint de forma significativa la despesa en paper, millorant l’organització dels documents i protegint el medi ambient.
D’aquesta manera, es pot dedicar més temps al que realment importa: estudiar en el cas dels alumnes, i formar els professionals del futur en el de les universitats i centres d’ensenyament.
Vols saber més?
nebulaSUITE ofereix molt més que signatures digitals qualificades.
Si vols conèixer a fons el que aquesta solució d’identitat digital tot en un pot fer per les organitzacions del sector educatiu que es troben en plena transformació digital, descarrega’t el nostre brief.
Prefereixes una demo? Cap problema: demana-aquí i comprova per tu mateix tot el que té per oferir.
