Notificacions electròniques. Què són i com gestionar-les?

Avui dia, ciutadans i empreses estem acostumats a fer els nostres tràmits amb l’administració de forma telemàtica, beneficiant-nos de la digitalització de processos i serveis que, fins fa uns anys, requerien la presencialitat per poder fer-los. Per arribar a aquesta transformació en la manera com l’Administració pública es relaciona amb empreses i ciutadans, ha calgut l’evolució del marc normatiu regulador i de l’oferta tecnològica.

Per trobar quan va néixer l’Administració Pública Electrònica ens hem de remuntar a l’any 2007. Amb la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, es reconeixia el dret dels ciutadans i empreses a comunicar-se amb les administracions públiques per mitjans electrònics, i obligava les administracions a dotar-se dels mitjans i sistemes electrònics necessaris perquè aquest dret pogués exercir-se. En aquest punt, l’Administració “havia” de posar a disposició de ciutadans i empreses un punt d’accés general a través del qual persones jurídiques i aquelles persones físiques amb accés als mitjans tecnològics precisos, poguessin accedir, de forma senzilla, a la informació i serveis de la seva competència; presentar sol·licituds i recursos; fer tràmits d’audiències; efectuar pagaments o accedir a les notificacions i comunicacions que els remetés l’Administració pública. Aquests punts d’accés general són coneguts com a “Seus Electròniques”.

Tres anys més tard, l’any 2010, es va aprovar el Reial decret 1363/2010, de 29 d’octubre, pel qual s’estableix que determinades notificacions i comunicacions administratives de l’Agència Estatal de l’Administració Tributària (AEAT) s’han de fer obligatòriament per mitjans electrònics. Això implica que els contribuents obligats (persones jurídiques, ens sense personalitat i, en alguns supòsits, per a les persones físiques) han de comptar amb una Adreça Electrònica Habilitada (DEH) i estar inscrits al sistema de notificacions electròniques de l’AEAT. En cas de no disposar d’una DEH, l’AEAT els assignaria una.

L’any 2015, amb l’aprovació de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, es deroga la llei del 2007 i es consolida l’obligatorietat de l’ús de la comunicació telemàtica per part totes les administracions públiques, incloent-hi l’Administració General de l’Estat, les administracions autonòmiques i les administracions locals.

Aquesta regulació abordava una àmplia gamma d’aspectes relacionats amb el procediment administratiu, com els principis del procediment, els drets i les obligacions de les parts, els terminis, les notificacions, els recursos administratius, entre d’altres.

• Una Seu Electrònica és una plataforma digital que proporciona a una entitat (com un organisme públic, un ajuntament, una agència estatal, etc.), un espai en línia on pot oferir serveis i realitzar tràmits electrònics. La seu és el punt d’accés principal per interactuar amb aquesta entitat a l’àmbit digital, permetent a l’usuari accedir a informació, presentar sol·licituds, fer tràmits, obtenir certificats, entre altres activitats.
• Un Portal de Concentració de Notificacions Electròniques Obligatòries o bústia, és una plataforma centralitzada que actua com a intermediari entre els organismes emissors de notificacions i els destinataris. La seva funció principal és reunir i presentar notificacions electròniques emeses per diferents organismes en un únic punt d’accés per als usuaris.

Les administracions públiques utilitzen diferents tipus de notificacions electròniques per comunicar-se amb els ciutadans i les entitats.

A continuació, analitzem alguns dels tipus més comuns de notificacions electròniques:

1. Notificació Electrònica Simple: És el tipus més bàsic de notificació electrònica. Consisteix en l’enviament d’un missatge o avís per mitjans electrònics informant el destinatari sobre l’existència d’una comunicació o document administratiu que està disponible per consultar-lo a la plataforma o sistema corresponent.
2. Notificació Electrònica amb contingut complet: En aquest cas, la notificació electrònica inclou el contingut complet de l’acte administratiu o document que es comunica. El destinatari pot accedir al document complet i obtenir tota la informació rellevant a la mateixa notificació.
3. Notificació Electrònica amb Signatura Electrònica: Algunes notificacions electròniques requereixen la signatura electrònica per garantir-ne l’autenticitat i la integritat. En aquests casos, la notificació s’envia amb una signatura electrònica que n’acredita l’origen i assegura que el contingut no ha estat alterat.
4. Notificació Electrònica Certificada: Aquest tipus de notificació electrònica compta amb un nivell de seguretat addicional. S’utilitza un sistema de certificació que garanteix que la notificació ha estat enviada correctament, ha estat rebuda pel destinatari i se n’ha registrat el lliurament.
5. Notificació Electrònica mitjançant missatge de text (SMS): Algunes administracions públiques poden fer servir l’enviament de missatges de text (SMS) com una forma de notificació electrònica. El SMS pot contenir informació resumida o indicar al destinatari que accedeixi a una plataforma o sistema específic per aconseguir-ne més detalls.
6. Notificació Electrònica mitjançant correu electrònic: De vegades, les administracions públiques poden enviar notificacions per correu electrònic. En aquest cas, el document o comunicació administrativa s’envia com un fitxer adjunt o es proporciona un enllaç per accedir a la informació rellevant.

Avui dia, l’ús de les notificacions electròniques està molt estès i en trobem les aplicacions entre múltiples sectors:

• Notificacions de serveis públics: les empreses que presten serveis públics com electricitat, aigua, gas, poden enviar notificacions electròniques per informar els clients sobre talls de servei, manteniment, facturació, entre d’altres.
• Notificacions de processos judicials: les notificacions electròniques són utilitzades a molts països per notificar als ciutadans sobre processos judicials en què estan involucrats.
• Notificacions fiscals: les autoritats fiscals poden enviar notificacions electròniques per informar els contribuents sobre obligacions fiscals, auditories, requisits d’informació, entre d’altres.
• Notificacions laborals: les empreses poden enviar notificacions electròniques als seus empleats per informar sobre assumptes laborals, com canvis en les polítiques de l’empresa, recordatoris de reunions, nòmines, entre d’altres.
• Notificacions bancàries: els bancs poden enviar notificacions electròniques als seus clients per informar-los sobre transaccions realitzades, alertes de seguretat, canvis en els termes i condicions, entre d’altres.

El termini per a la recollida d’una notificació des que l’AAPP l’ha emesa és de 10 dies. Després d’aquest termini la notificació expira i alguns organismes ja no permeten la descàrrega digital des de la seu electrònica. En aquests casos és necessària la recollida de manera presencial.

Hi ha excepcions com en el cas dels jutjats, les notificacions dels quals poden tenir terminis de tan sols 3 dies.

Un cop emesa la notificació, l’organisme emissor la dona per lliurada i és deure del ciutadà o empresa consultar les bústies per comprovar si té notificacions pendents de recollir.

Segons la resolució del Tribunal Economic administratiu Central (TEAC), les sancions a aquells contribuents inclosos al sistema obligatori de notificacions electròniques podran ser de fins a 600.000 € per no omissió dels requeriments d’informació notificats per l’Agència Tributària a través de mitjans electrònics.

El marc normatiu obliga a consultar els requisits electrònics emesos per l’AEAT i complir els seus terminis.

Com hem vist, tan Grans empreses com PIMES i autònoms estan obligats per la llei a comunicar-se amb les administracions públiques mitjançant notificacions electròniques. Això suposa gestionar diverses bústies, tots els certificats digitals per accedir a les seus i un gran volum de notificacions, les quals han de ser ateses gairebé de manera immediata per no incórrer en sancions.

Per bregar amb aquesta càrrega, companyies com Víntegris, disposen de Sistemes de Gestió de Notificacions Electròniques, que ajuden les companyies a centralitzar en una solució totes les bústies de les administracions i organismes públics a què estiguin subscrits.

El Sistema Centralitzat de Gestió de Notificacions Electròniques de Víntegris, nebulaSNE, aporta múltiples beneficis a les organitzacions.

• Connecta amb 10.000 organismes i AAPP per detectar les notificacions emeses a les empreses i automatitzar-ne la gestió mitjançant un sistema de revisió automàtic de les bústies dels receptors
• A través del Sistema d’Alertes d’Avís, el destinatari està sempre informat, permetent descarregar, catalogar, arxivar, distribuir i controlar les notificacions de forma massiva i des d’una única plataforma, nebulaSNE
• Control d’ús i accés – Un punt central per interactuar amb tots els sistemes de notificació i certificats digitals. Es poden parametritzar els usuaris, els rols i els permisos d’accés, i portar un control amb l’historial d’accions
• Descàrrega Masiva (manual o automàtica) – Possibilitat de descarregar la notificació de forma desatesa
• Recollida de Notificacions per a Multiempresa – nebulaSNE gestiona les notificacions d’un grup d’empreses o de diverses societats
• Control de Terminis de Resposta – Configuració d’alertes d’avís per controlar els terminis de NEO
• Vigilància Automàtica – Rastreig automàtic de les seus a la recerca de noves Notificacions
• Arxiu Intel·ligent – Arxiva i cataloga les notificacions en funció de la seva naturalesa (fiscal, legal, etc.)
• Auditoria – Registre de les accions realitzades a cada notificació per cada usuari
• Control d’ús del certificat – Control d’ús dels certificats necessaris per a la tramitació d’algunes notificacions a través de la tecnologia de Centralització de Certificats Digitals nebulaCERT

Amb nebulaSNE, empreses de totes les mides podran conèixer en temps real l’estat de les notificacions, estalviant temps i evitant costos en sancions per desatendre notificacions electròniques.

Contacta’ns i comença a gaudir dels beneficis que nebulaSNE aportar a la teva organització.

www.vintegris.com | info@vintegris.com