Tal com coneixem a RH, canvien i evolucionen constantment, tant que és increïblement difícil fer un seguiment de cada nova tendència digital que sorgeix, És el moment de la transformació digital de RH. Una transformació digital de RH és la implementació i l’ús de tecnologia per a augmentar les capacitats d’un departament de recursos humans. L’objectiu d’una transformació digital de RH és doble: automatitzar els processos de RH per a estalviar temps i diners, i recopilar i analitzar dades d’aquests processos per a prendre decisions més basades en dades.
Si bé ni la pandèmia de COVID19, ni les innovacions digitals han fet desaparèixer cap de les responsabilitats de RH, la realitat és que hi ha noves necessitats. Avui dia, els departaments de recursos humans estan baix pressió per a reescriure les regles, redissenyant les pràctiques de gestió del talent, des de la contractació fins al lideratge i la gestió de l’acompliment; experimentar amb aplicacions digitals; i crear una experiència convincent per als empleats. Tot això ha de fer-se amb un enfocament en el redissenyo de l’organització entorn dels equips, la implementació d’anàlisi i anàlisi de xarxes organitzatives, i impulsar un enfocament global en la diversitat, la cultura, l’aprenentatge i les carreres. No obstant això, tant RH com transformació digital són conceptes molt amplis, vegem alguns exemples de com una tecnologia pot marcar la diferència en la gestió de persones en una empresa:
1. La Signatura Digital
La transformació digital de RH a través de la implementació de la signatura digital té com a objectiu brindar la possibilitat al seu equip de RH de dedicar més temps a una altra mena d’activitats de major valor afegit com el desenvolupament de plans estratègics, en definitiva per a generar eficiència en la gestió del departament: la cerca de nous proveïdors, la negociació dels termes d’un contracte o la promoció i consolidació de les relacions internes i externes amb proveïdors i clients. Vegem amb més detall què aporta aquesta innovació a la gestió de persones:
- Gestió de Reclutament i noves contractacions: Tant en el procés de selecció de personal, com al moment d’incorporar un nou treballador, recollirem informació i dades de persones. A més d’utilitzar la signatura electrònica en els contractes, també serà útil quan hàgim de gestionar altres documents com a acords de confidencialitat o ofertes contractuals.
- Acomiadaments i procés de baixa: En el moment en què ens reunim amb un empleat i l’informem que la nostra relació laboral ha acabat, hem de formalitzar aquesta reunió amb un document signat que validi que l’empleat ha estat informat d’aquesta situació. No fer-ho podria donar lloc a reclamacions per acomiadament injustificat.
- Agilitació i traçabilitat en la signatura de documents: Aquests nous fluxos creen una experiència digital més ràpida, més rendible, més segura i amb menys risc en verificar el compliment de la normativa legal vigent, això pot ocórrer en el registre de temps obligatori, contracte amb proveïdors, compra d’equip de protecció personal, etc.
2. Digital Identity Management
A diferència de les identificacions en paper, com a passaports o permisos de conduir, la identitat digital es distingeix perquè la seva autenticació es realitza a través d’un canal digital, la qual cosa permet accedir a innombrables serveis socials i beneficis per a RH. Una identitat digital totalment legal, transparent i autenticada que va seguida de la creació d’un certificat digital: un document digital emès sota l’autoritat d’un organisme oficial que permet a una persona o empresa intercanviar informació d’una manera legalment efectiva amb total protecció per a la seva intimitat. Algunes dels avantatges més importants d’una gestió d’identitat digital són:
- Tracte més fàcil amb les autoritats governamentals i locals
- Ser capaç de gestionar tot tipus de processos oficials (declaracions de renda), bancaris (gestió de comptes), proveïdors de salut (concertar cites, receptes electròniques)
- Poder verificar els processos oficials 24/7/365
- Per als autònoms, pagar tots els seus impostos (alguns fins i tot han de pagar-se en línia), obtenir informació sobre reemborsaments i pagaments retardats, veure tota la informació fiscal i laboral
- Confirmació en qualsevol moment de la participació de la persona adequada, la qual cosa redueix el robatori d’identitat i el frau.
3. Certificats Digitals
Els certificats digitals estan sent un recurs inavaluable per a les àrees de recursos humans. Gràcies als seus certificats i a la transformació digital de RH, les empreses no sols han pogut agilitar els seus processos de gestió, sinó que també han jugat un paper molt rellevant en la gestió de persones:
- Ha estat capaç de tractar amb la burocràcia des de qualsevol lloc i en qualsevol moment. Alguna cosa que seria completament inconcebible si la gerència o els funcionaris de recursos humans necessitessin assistir a les oficines governamentals, tancades durant el tancament
- Haver pogut verificar en qualsevol moment l’estat dels seus processos administratius relacionats amb el govern, la qual cosa ha estat crític en el nou món de subvencions, apel·lacions i reclams administratius, sol·licituds d’empreses per a suport governamental davant una pandèmia, entre altres
- Un certificat digital no sols brinda la mateixa certesa i confiabilitat que una signatura física, és millor
- Tenia tota la seva informació en arxius informàtics actualitzats i dedicats
- Estalvi en el cost de missatgeria i impressió, que en si mateixos no són molt amigables amb el medi ambient.
4. Sistema de gestió centralitzada de notificacions telemàtiques administratives
El venciment d’un termini amb l’administració pública és una dels pitjors malsons que pot enfrontar un professional de RH. Amb una solució de gestió de notificacions digitals s’allibera les empreses de la necessitat de dedicar recursos humans a la gestió de notificacions digitals i se’ls brinda tranquil·litat respecte a possibles sancions. Aquesta solució proporciona un punt central, per a interactuar amb tots els sistemes de notificació i certificats digitals, facilitar l’accés a les safates d’entrada de notificacions i l’emmagatzematge dels documents de notificació.
Comptar amb un sistema de gestió centralitzada que li brindi a les organitzacions una forma més fàcil de manejar les notificacions digitals administratives, amb la finalitat d’evitar problemes relacionats amb la falta de control sobre aquestes, com:
- Ús de certificats digitals per diverses persones
- Granularitat d’accés, la qual cosa dificulta restringir l’accés a alguns tipus de notificacions
- Falta d’un registre local d’accions
La transformació digital de RH és una metodologia que utilitzen les organitzacions per a implementar l’automatització en els seus processos comercials. Per als departaments de RH, això històricament significava centrar-se en el disseny i l’escalabilitat dels processos per a aconseguir uniformitat en les pràctiques de RH. Els departaments de recursos humans contemporanis, no obstant això, tenen la tasca d’una gamma més àmplia de responsabilitats. A més d’optimitzar els processos comercials del seu departament, RH també ha de centrar-se en optimitzar la productivitat dels empleats, el treball en equip i facilitar el creixement professional.
Si estàs interessat a saber més sobre les solucions per als negocis sol·licita una demo o si tens qualsevol dubte, t’animem que et posis en contacte amb nosaltres. Estarem encantats d’ajudar-te. Finalment, si estàs en les xarxes socials, connecta’t amb nosaltres per a estar al corrent de les nostres novetats i conèixer més sobre signatures digitals i Certificats Digitals. Estem en Twitter i LinkedIn. Segueix-nos!
