Així que has decidit que és hora de passar-te a la firma digital per les múltiples avantatges que ofereix, enhorabona! Estem segurs que la teva organització es beneficiarà d’aquesta tecnologia, cada vegada és més utilitzada en tot el món.
Però, saps com treure-li més partit, més enllà de contractes i acords? Aquí et donem 5 claus perquè puguis fer-ho:
1. Millora l’experiència de firma en diferents departaments de l’empresa
Són molts els departaments en una organització que requereixen l’ús de la firma (Recursos Humans, Legal, Vendes o Administració, entre d’altres). Si es fa sobre paper, això suposa l’obligació que els signataris estiguin presents per validar documents. A més, cal imprimir, copiar, emmagatzemar, i donat el cas, pot ser que fins i tot destruir els contractes, factures, nòmines, pressupostos o consentiments informats generats al llarg d’anys.
Amb l’adopció d’una solució de firma digital aquests tràmits es tornen més còmodes i satisfactoris per als usuaris, es redueix el risc d’errors i pèrdues de documents i es garanteix la validesa legal dels mateixos.
Tot i que el canvi de la firma manuscrita a la digital pugui generar una mica de vertigen, està clar que la segona acabarà imposant-se en un món cada vegada més globalitzat i depenent de les noves tecnologies.
2. Aplica la firma digital als emails per a un major nivell de seguretat
La signatura digital és un element de seguretat molt important, i no obstant això encara són moltes les organitzacions que no recorren a ella per protegir una cosa tan bàsica com els correus electrònics.
Una de les majors amenaces a què s’enfronten usuaris i empreses per igual és el temut phising. El més alarmant és que, com prediu l’empresa de seguretat informàtica Bitglass, aquest tipus d’atacs es tornaran més sofisticats en 2018.
Afortunadament, també les mesures de seguretat s’hauran tornat més estrictes que una simple contrasenya, i han d’incloure, entre altres coses, autenticació multi-factor.
La inclusió de firma digital en els correus electrònics serà imprescindible per evitar possibles robatoris de dades i credencials a través d’atacs de phising. Hem de matisar que no ens referim al conjunt de dades personals que apareixen al peu dels correus (per descomptat, molt fàcils de replicar), sinó a la solució basada en certificats digitals qualificats per validar la identitat de l’emissor. En incloure certificat i clau pública, la firma digital ajuda a evitar frau i el robatori d’identitat, amenaces que poden perjudicar greument a una companyia.
Per tant, si ja comptes amb una solució de signatura digital, és hora de començar a aplicar-la a les teves comunicacions.
3. Aprofita els workflows de firma per tancar acords més ràpid
Una cosa en aparença tan fàcil com la signatura d’un document per part de múltiples signataris pot convertir-se en un malson.
Si la teva solució de signatura digital inclou opció de fluxos de treball o workflows, és possible transformar aquest malson en un somni fet realitat: tancar acords més ràpid i agilitzar tot tipus de tràmits, independentment de la ubicació geogràfica dels signants.
Els workflows ajuden a establir fluxos de signatura jerarquitzats. Permeten dinamitzar diferents processos (administratius, comercials, legals, etc.), evitant el temut efecte coll d’ampolla, que pot suposar un llast per a la productivitat de l’organització. D’aquesta manera, els tràmits s’escurcen i es tornen més àgils.
A què estàs esperant per comprovar per tu mateix els efectes sobre la productivitat que tenen els workflows de signatura digital?
4. Recorreix a la firma en lot i estalvia temps
Moltes vegades, les organitzacions han de signar grans volums de documents (centenars, o fins i tot milles). Per descomptat, és impossible que el signatari li dediqui temps a cada exemplar, pel que és necessari trobar la manera d’automatitzar aquest procés.
La firma massiva o en lot és una característica de moltes solucions de firma digital, que ajuda a les organitzacions a estalviar costos i sobre tot temps, per poder dedicar-ho a altres tasques. Has tingut ja ocasió de provar aquesta opció?
5. Signa factures electròniques amb reconeixement legal
La factura electrònica és ja una realitat, sobretot a l’hora de realitzar pagaments per part de les empreses. És possible que arribi el moment en què es deixi d’utilitzar per complet paper per emetre’ls, i passem a signar-los des de la nostra tauleta o ordinador. Les raons d’aquest canvi són múltiples: major facilitat per als processos d’auditories, major nivell de seguretat per als documents, protecció enfront de la possibilitat de frau, menys possibilitats de cometre errors, etc. Aquest tipus d’invocacions requereixen la signatura digital que garanteixi la identitat del signatari gràcies als certificats digitals en els quals es basen.
Si teniu una solució de firma digital ha arribat sense cap dubte l’hora de passar-vos a les factures electròniques.
Beneficis d’utilitzar la firma digital de nebulaSUITE
nebulaSUITE de vintegrisTECH és una solució integral per a la identitat digital que inclou, entre altres, la possibilitat d’utilitzar una firma digital legalment reconeguda basada en certificats digitals qualificats.
Entre les característiques de la firma digital de nebulaSUITE es troben l’opció d’utilitzar workflows i la possibilitat d’emetre una firma per lots per a usuaris i organitzacions. A més, permetent l’emissió de certificats digitals qualificats a través de CA, vinCAsign, nebulaSUITE garanteix el compliment de normes com eIDAS per a la conveniència de l’usuari, la firma digital de la qual es pot reconèixer a qualsevol país de la Unió Europea.
Necessites més informació?
Si voleu saber més sobre les avantatges que ofereix la firma digital de nebulaSUITE, o sol·licitar una demo per comprovar-ho per tu mateix, contacta’ns. Estarem encantats d’atendre’t i solucionar tots els teus dubtes.
